Cách lập ngân sách đám cưới không vỡ kế hoạch

Hầu hết các cặp đôi đều vượt ngân sách, và lý do hiếm khi là một khoản lớn. Thường đó là hàng chục khoản nhỏ không ai ghi lại: tiền xe đưa đón họ hàng, tiền bồi dưỡng đội bê tráp, phong bì cho thầy cúng, phí phụ thu khi tiệc kéo dài thêm một tiếng. Bài này giúp hai bạn dựng ngân sách từ con số tổng, chia theo từng hạng mục và giữ nó đến ngày cưới.

Bước 1: Chốt con số tổng trước khi xem bất cứ báo giá nào

Ngồi lại với nhau (và với bố mẹ nếu hai bên gia đình cùng góp) để trả lời ba câu hỏi:

1. Hai bạn tự góp được bao nhiêu mà không phải vay?
2. Mỗi bên gia đình hỗ trợ bao nhiêu, và hỗ trợ cho phần nào (tiệc nhà gái, lễ ăn hỏi, sính lễ…)?
3. Có tính tiền mừng cưới vào ngân sách không?

Câu thứ ba quan trọng. Tiền mừng là khoản không chắc chắn, nên an toàn nhất là không dùng nó để trả các khoản đặt cọc. Nếu muốn tính, chỉ nên tính khoảng một nửa số dự kiến, và dùng cho các khoản thanh toán sau ngày cưới.

Bước 2: Chia ngân sách theo tỷ lệ

Bảng dưới đây là tỷ lệ tham khảo cho một đám cưới ở thành phố, có lễ ăn hỏi, lễ cưới và một tiệc chính tại nhà hàng. Hai bạn điều chỉnh theo ưu tiên của mình.

Nếu hai bạn muốn đầu tư vào ảnh cưới, hãy giảm ở chỗ khác chứ đừng cộng thêm. Ngân sách chỉ có ý nghĩa khi tổng không đổi.

Bước 3: Tính tiệc cưới theo số bàn, không theo cảm giác

Tiệc là khoản lớn nhất nên sai một chút ở đây sẽ kéo lệch cả ngân sách. Công thức đơn giản:

Chi phí tiệc = số bàn × giá mỗi bàn + phí sảnh, âm thanh ánh sáng + đồ uống ngoài thực đơn

• Mỗi bàn thường 10 khách. Hãy làm tròn lên và cộng thêm 1–2 bàn dự phòng cho khách đi kèm không báo trước.
• Hỏi nhà hàng xem giá bàn đã gồm bia, nước ngọt chưa, và mức phụ thu nếu khách gọi thêm.
• Hỏi số bàn tối thiểu phải thanh toán dù khách đến ít hơn. Đây là điều khoản hay bị bỏ qua khi ký hợp đồng.

Muốn có số bàn chính xác, hai bạn cần một danh sách khách mời rõ ràng và biết ai sẽ đến. Đó là lý do nên gửi thiệp sớm và theo dõi xác nhận tham dự.

Bước 4: Liệt kê những khoản hay bị quên

Đây là phần làm vỡ ngân sách của nhiều cặp đôi:

• Phong bì bồi dưỡng đội bê tráp, người dẫn lễ, tài xế, nhân viên phục vụ.
• Tiền thuê áo dài cho đội bê tráp, phù dâu, phù rể.
• Phụ thu tiệc kéo dài, phụ thu ngày đẹp, cuối tuần.
• Chi phí đi lại, phòng nghỉ cho họ hàng ở xa.
• Quà cảm ơn bố mẹ, người giúp việc trong ngày cưới.
• Tiền ăn trưa, nước uống cho thợ ảnh, thợ trang điểm trong ngày.

Ghi tất cả vào một bảng tính chung có ba cột: dự kiến, đã đặt cọc, còn phải trả. Cập nhật mỗi khi ký một hợp đồng mới.

Bước 5: Khoản dự phòng 10% là không thể bỏ

Gần như đám cưới nào cũng có chi phí phát sinh: thêm khách vào phút chót, đổi mẫu hoa, sửa váy lần hai. Để riêng khoảng 10% tổng ngân sách và chỉ dùng khi thật sự cần. Nếu đến ngày cưới vẫn còn, đó là khoản đầu tiên cho cuộc sống chung.

Những cách tiết kiệm không làm đám cưới kém đi

• Chọn ngày thường hoặc tháng ít cưới. Nhiều nhà hàng giảm giá đáng kể ngoài mùa cưới cuối năm.
• Gộp lễ. Một số gia đình tổ chức ăn hỏi và cưới cách nhau vài ngày để dùng chung trang trí, trang phục, đội chụp ảnh.
• Dùng thiệp cưới online cho phần lớn khách, chỉ in thiệp giấy cho ông bà và người lớn tuổi. Vừa tiết kiệm tiền in, vừa có link riêng cho từng khách để biết ai sẽ đến.
• Đàm phán trọn gói với một đơn vị cho ảnh, video và trang điểm thay vì thuê lẻ.

Tóm lại

Ngân sách tốt không phải là ngân sách thấp nhất, mà là ngân sách hai bạn biết rõ từng đồng đi đâu. Chốt con số tổng, chia theo tỷ lệ, tính tiệc theo bàn, ghi hết các khoản nhỏ và giữ 10% dự phòng. Làm được năm việc này, phần còn lại của việc chuẩn bị sẽ nhẹ hơn rất nhiều.